Les experts de la gestion du risque client le martèlent :
Il est vital pour votre entreprise d’obtenir les Délais Moyens de Paiement les plus bas possible pour votre développement et votre sécurité financière.
Découvrez ci dessous 9 conseils actionnables immédiatement pour réduire votre délai moyen de paiement et sécuriser votre trésorerie !
Sommaire :
1 - Mieux vaut prévenir que guérir
Lorsqu’on parle de recouvrement on parle régulièrement de Réaction et trop peu souvent d’actions préventives.
Mais il faut savoir que les meilleurs recouvreurs sont ceux qui anticipent le mieux et qui s’arment, en amont, d’outils efficaces pour lutter contre les impayés avant même qu’ils n’interviennent.
Assurez-vous de la conformité légale des documents régissant vos échanges commerciaux. Pour profiter au mieux de ces outils, vous devriez:
Faire signer vos Devis (voir point 3),
Diffuser et utiliser vos Conditions Générales de Vente, reprenant les conditions particulières de vos prestations,
Être précis au sujet des délais et modalités de paiement sur vos factures. Assurez-vous également qu’elles comportent toutes les mentions légales obligatoires (plus d’informations dans notre guide).
Utilisez ces ressources rapidement, il ne faut pas hésiter à relancer un client en retard de paiement, dès l’échéance de sa facture.
Personne ne nous contredira sur ce point-là, les retards de paiement sont de plus en plus fréquents, de plus en plus longs et nécessairement de plus en plus impactant.
Le recouvrement de créances est un domaine où la réactivité est une des clés de votre réussite: plus vous attendez, plus vous avez de chances de voir votre client disparaitre avec votre argent.
Les ressources listées ci-dessus vous serviront à réagir rapidement et avec impact dès l’échéance de votre facture dans le cas où elle resterait impayée.
2 - La satisfaction de vos clients garantit leur paiement
On le sait tous, la satisfaction client est un élément clé de la réussite de votre entreprise.
C’est également un critère important lorsque votre client doit passer à la caisse !
En plus de vous payer rapidement, votre client satisfait n’opposera pas de contestation lorsqu’il devra vous régler, ce qui fluidifiera grandement vos encaissements et vous permettra de “traiter” le dossier et de passer à la suite, là où vous avez besoin de passer du temps.
Assurez-vous de la satisfaction de vos clients pour:
Obtenir paiement rapidement et sans heurts,
Eviter des contestations qui rallongeraient le délai de paiement,
Renforcer les relations commerciales existantes avec vos clients.
3 - Faites signer vos devis
Les devis (ou contrats, Ordres de Services,…) représentent la base de la relation commerciale établie avec votre client. Ils définissent:
Le travail à effectuer ou la marchandise achetée,
Les coûts de cet achat,
Les modalités de paiement de ces coûts.
Bien que la Loi encadre l’utilisation des devis, nous constatons sur les dossiers qui nous sont confiés qu’un grand nombre d’entreprises travaille sans faire signer de devis, parfois même sans en éditer.
La signature de ce document est importante car:
Elle signifie que votre client a bien pris connaissances de vos conditions particulières concernant sa commande,
L’engagement que la signature crée est aussi psychologique et découragera certains débiteurs de ne pas vous régler,
Elle distille une image de sérieux de votre entreprise, rigoureuse sur les process, donc sérieuse et rigoureuse pour ses clients.
Notez également que de plus en plus de vos clients et débiteurs sont renseignés légalement. Ils savent ce qu’un devis représente et savent également quelles sont les incidences de ne pas le signer. Certains d’entre eux, pourraient y voir une faille et tenteraient de s’y engouffrer.
Ne leur laissez pas cette opportunité.
4 - Prenez des Acomptes
L’ajout d’un acompte dans vos étapes de vente permet de donner encore plus d’ampleur et d’impact à votre nouveau process de facturation. Avec la signature d’un devis, et le règlement d’un acompte à sa commande, votre client aura moins d’occasions pour tenter de ne pas vous régler.
La facturation d’un acompte vous permettra également de vous assurer du sérieux de vos interlocuteurs, et de distinguer ceux qui auraient déjà un problème ou une contestation pour régler une partie de la facture finale, avant même que vous n’ayez commencé ou envoyé quoi que ce soit…
Même si c’est évident, nous préférons le rappeler : mathématiquement, en encaissant des Acomptes, votre Délai Moyen de Paiement diminuera: vous encaissez une partie de votre Chiffre d’Affaires, avant d’avoir engagé la moindre dépense, en amont de la facturation finale.
Pour finir, les acomptes représentent un engagement légal supplémentaire et vous permettront, si besoin est, d’ajouter ce premier paiement au dossier Juridique éventuellement constitué contre votre débiteur.
5 - Analysez les comportements à risque
Nous nous devons de vous le rappeler: il n’y a pas de fumée sans feu !
Si un client vous semble suspect une fois que vous avez facturé, qu’il ne vous répond plus aussi rapidement qu’avant facturation, ou qu’il disparait tout simplement, il y a des chances que votre facture reste impayée.
Dans ce cas, il est important de réagir rapidement et de garder votre bon sens: si votre client avait des difficultés financières, si il avait une contestation, ou si n’importe quel élément venait à empêcher le règlement de votre facture, il vous l’aurait communiqué et serait joignable.
Ne lui cherchez pas d’excuses, il est engagé à vous régler à une date d’échéance convenue pour votre facture, elle est dépassée, il ne vous transmet pas d’informations ou ne vous répond plus du tout ?
Vous faites surement face à un impayé et vous devez le traiter rapidement. Un client de bonne foi ne s’offusquera pas d’être relancé parce qu’il manque à ses obligations.
L’activation rapide de votre processus de relance permettra d’aviser vos débiteurs qu’il ne faut pas poursuivre dans cette voie puisque vous réagissez instantanément. Ce qui suffira à déclencher le paiement, chez certains !
6 - Anticipez les déconvenues
Comme stipulé ci-dessus, il est important de vous faire confiance lorsque vous doutez d’un client, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’un nouveau client. Mais ces questions peuvent également intervenir avant-vente.
A la moindre crainte lors d’une négociation avec un client, vous devriez chercher des informations au sujet de son entreprise sur internet. Vous pouvez, par exemple, vérifier :
L’historique de la société, Quand a-t-elle été créée ? Avec quel capital social ? Sous quelle forme ?
Si l’entreprise est sous procédure collective (Sauvegarde, redressement ou liquidation),
La cohérence des informations entre celles que votre client vous donne et ses informations légales,
Bien que les plus mauvais payeurs sont souvent ceux qu’on soupçonne le moins, il faut tout de même utiliser ces informations avec parcimonie. Une entreprise qui viendrait d’être crée avec un petit capital social est très certainement meilleure payeuse qu’un grand groupe international.
Toutefois, si votre intuition est confirmée par des éléments qui attireraient votre attention lors de vos recherches, vous pouvez, à défaut de refuser la transaction, porter une attention toute particulière au suivi du paiement de votre client !
7 - Nettoyez votre balance âgée
Bien que la réactivité soit un facteur clé du recouvrement de créances, la vie d’une entreprise et les sollicitations permanentes qu’elle engendre résultent souvent de la même manière: plus personne ne pense à relancer cette facture impayée depuis 6 mois.
La Balance Agée est un outil de pilotage de votre trésorerie et reprend, entre autres, l’état des impayés de votre entreprise.
Une fois votre balance éditée et étudiée, il faut faire place nette ! “Nettoyer” votre balance âgée (recouvrer les montants y figurant, en fait) vous permettra d’encaisser un montant plus ou moins important de votre Chiffre d’Affaires en attente.
Vous pourriez diminuer de quelques jours (ou plus) de Délai Moyen de Paiement, et surtout, vous encaisserez de la trésorerie disponible immédiatement, alimentant votre Besoin en Fond de Roulement !
Attention toutefois, les factures ont un délai de prescription (2 ans pour un client particulier et 5 pour un client professionnel). Une fois ce délai dépassé, votre tâche se compliquera grandement et les chances de réussite de vos actions de recouvrement s’en trouveront sérieusement compromises.
8 - Suivez votre relance
Comme nous le rappelons dans notre guide “La bonne Réaction”, la relance est une tâche vitale à la pérennité de votre trésorerie et donc, de votre entreprise.
Si elle est effectuée régulièrement, elle vous permettra de suivre avec précision les dires de vos débiteurs, le respect de leurs engagements et les éventuelles contestations. Ainsi, vous pourrez réagir rapidement à tous les cas de figures empêchant le règlement que vous attendez !
Elle contribuera également à l’image de sérieux (évoquée au point 3 de cet article) et vous permettra, au passage, de vous assurer de la satisfaction de vos clients. Ici aussi, vos débiteurs de bonne foi ne s’offusqueront pas d’être relancés amiablement s’ils sont en retard de paiement.
En suivant assidument votre relance, vous pourrez également détecter les litiges en amont et intervenir, si c’est de votre fait, avant qu’ils ne s’aggravent. Vos clients seront stupéfaits de votre réactivité à traiter les réserves émises et seront comblés par l’attention portée à leur demande.
La relance régulière de vos impayés vous permettra également de vous assurer que votre Besoin en Fond de Roulement ne dépasse jamais la capacité réelle de votre trésorerie, ce qui entrainerait un problème de financement et des coûts supplémentaires, dans le meilleur des cas.
9 - Externalisez au besoin
Vous l’aurez compris en parcourant cet article, la gestion des impayés est une tâche chronophage et rébarbative, émotionnellement engageante et difficile.
Aujourd’hui, la plupart des entrepreneurs n’ont pas ou plus le temps nécessaire à la gestion des encaissements de leur entreprise et préfèrent laisser passer un impayé plutôt que de prendre le temps de le traiter efficacement.
A défaut d’avoir un service dédié, ou à minima d’avoir assigné cette tâche à une personne précise, il y a de grandes chances que vos impayés restent en souffrance jusqu’à prescription de vos factures.
Il existe pourtant une solution simple: Confiez vos impayés à un cabinet de recouvrement de créances comme le nôtre !
Cela vous permettra, entre autres, de bénéficier d’années d’expertises en gestion amiable et contentieuse des impayés, tout en vous concentrant ce qui compte réellement pour vous: le développement de votre activité.
La prise en charge de votre poste client dès son échéance par notre cabinet vous permettra d’optimiser votre Délai Moyen de Paiement.
Vous disposerez ainsi d’une trésorerie saine, disponible immédiatement et sécurisée.
La majeure partie de notre facturation se base sur nos réussites. Ainsi, le coût du recouvrement d’un dossier est très souvent inférieur au coût pécunier, moral et temporel que représente l’impayé.
En mettant en place ces 9 actions vous devriez déjà obtenir de premières baisses de DMP !
Pour aller plus loin, téléchargez notre guide “La bonne Réaction” reprenant des éléments de cet article et couvrant la relance interne de vos impayés de manière plus vaste. Vous y trouverez également un modèle de lettre de relance, et d’autres conseils activables rapidement pour vous prémunir des impayés, ou réagir quand ils surviennent !
Quelle action pensez-vous mettre en place en premier pour baisser votre délai moyen de paiement ?
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