Vous avez récemment subi un impayé et vos actions interne de recouvrement n’ont pas porté leurs fruits ? Vous souhaitez nettoyer votre balance âgée et diminuer votre DSO (ou DMP) ? Vous avez trop de Chiffre d’Affaires compensatoire à effectuer et vous ne savez pas par où commencer ?
Externaliser le recouvrement de vos créances est certainement une solution adaptée à votre situation, voyons ensemble dans cet article à qui nos prestations s’adressent et quand nous confier un dossier pour recouvrement !
Sommaire:
Quand externaliser le recouvrement ?
Les avantages de l'externalisation du recouvrement
Pourquoi choisir Réaction ?
Les étapes du processus de recouvrement avec Réaction
Conclusion
Quand externaliser le recouvrement ?
Lorsque les équipes internes sont surchargées
Dans notre article concernant le coût réel de l’impayé, nous abordions une notion essentielle à la prise de décision dans la situation qui vous concerne: les ressources à disposition. Qu’elles soient temporaires, humaines ou matérielles, elles conditionneront la réussite du recouvrement de vos créances.
Il peut être compliqué financièrement d’avoir une équipe dédiée uniquement à la relance de vos impayés.
Aussi, il n’est pas rare que les personnes missionnées pour le suivi de vos impayés aient une autre activité au sein de l’entreprise et que cette tâche chronophage et rébarbative ne vienne qu’alourdir la charge de travail qui pèse déjà sur vos équipes.
En externalisant le recouvrement de vos impayés, vous pourriez épargner une charge de travail supplémentaire à vos équipes, souvent déjà débordées, et leur éviter la charge mentale que représente le traitement des impayés.
En cas de manque d'expertise et de connaissances spécialisées
De plus, vos équipes internes (souvent comptables ou commerciaux) ne sont pas forcément formés à cette tâche qui demande une base théorique solide.
Avec une législation en constante évolution et diverses jurisprudences rabattant sans cesse les cartes du recouvrement de créances en France, il est difficile, sans que cela soit votre activité principale, d’être totalement au fait des lois en vigueur pour contacter un débiteur.
Nous avons édité une liste de vérifications à effectuer en amont dans notre guide !
Il est également important de noter que de plus en plus de débiteurs sont au fait de la législation et souhaiteraient profiter d’une faille que vous auriez pu laisser apparaitre dans votre process de facturation ou de recouvrement.
Externaliser la gestion de vos impayés vous permettra de toujours être conforme aux lois en vigueur, tout en ayant l’assurance que vos créances sont traitées par des professionnels, rompus à cette tâche et compétents dans ce domaine !
Face à des créances complexes ou litigieuses
Comme précisé ci-dessus, de plus en plus de débiteurs joueront avec leur connaissance des lois pour tenter de ne pas vous régler. Une situation qui peut vite se montrer débordante si vous ne savez pas comment la gérer.
Et ce n’est pas le seul problème qui peut s’opposer à vous !
De nombreuses contestations, légitimes ou pas, viennent ralentir le recouvrement des créances, chaque débiteur a sa technique, sa botte secrète. Il est difficile, pour quelqu’un dont ce n’est pas le métier, de s’adapter, de garder son calme ou même de rester à l’écoute d’un débiteur qu’il jugerait de mauvaise foi.
Et pourtant, la réussite des actions de recouvrement dépend singulièrement du maintien d’un dialogue ouvert avec votre débiteur.
Les professionnels du recouvrement, extérieurs à la situation qui vous oppose à votre débiteur, agiront en intermédiaire entre les deux parties. Missionnés par l’un et à l’écoute de l’autre, ils sauront se placer avec précision pour obtenir paiement auprès de votre débiteur.
Lorsque les résultats internes de recouvrement sont insatisfaisants
Le recouvrement étant une tâche fastidieuse et chronophage, il est important de mesurer la réussite de vos actions, par rapport au temps qu’elles vous coûtent.
Nombreux sont ceux qui ont essayé de relancer leurs clients seuls, mais qui après un certain nombre d’appels, perdent leur calme et leur lucidité au profit d’incompréhensions et d’agacements.
Dès lors, il est très difficile, voire impossible, de mener à bien le recouvrement des créances.
Vous vous braquez, vos débiteurs se braquent, chacun s’enferme dans une situation que personne ne veut, mais elle est pourtant là, et ne risque pas d’évoluer si l’un ne fait pas un pas vers l’autre.
Préservé de toute émotion, un cabinet de recouvrement de créances saura convaincre vos débiteurs et vous économisera des heures stressantes, passées à vous époumoner auprès d’eux !
Les avantages de l'externalisation du recouvrement
Vous l’aurez compris, le recouvrement de créances est une véritable compétence, mêlant communication, persuasion et sens aigu de l’écoute.
Il n’est pas rare de voir des entreprises tenter de mettre en place une procédure de recouvrement de créances qui, peu de temps après sera laissée à l’abandon par manque de résultats, emportant avec elle vos créances en souffrance.
Le manque de résultats concluants, le temps nécessaire à sa réussite et l’engagement psychologique que le recouvrement demande en fait une tâche compliquée nécessitant, bien souvent, l’externalisation de celui-ci.
Accès à une expertise spécialisée
Personne ne nous convaincra du contraire: un cabinet de recouvrement de créances aura forcément plus d’expérience en matière de traitement de l’impayé qu’une personne dont ce n’est pas le métier.
L’expertise des professionnels du recouvrement se base souvent sur des années d’expériences et de pratique. Chaque situation nouvelle pour vous est un scénario de traitement pour un cabinet de recouvrement de créances et chaque communication est un moyen de se rapprocher du but de notre mission: le paiement de vos impayés.
Généralement composées de spécialistes du recouvrement amiable, les équipes d’un cabinet de recouvrement de créances disposent également de connaissances juridiques pointues permettant le traitement Juridique (avec l’aide de juristes) des dossiers les plus compliqués.
Réduction de la charge de travail et des coûts opérationnels internes
Bien que le recouvrement de créances par un tiers ait un coût, il est important de préciser que le retour sur investissement (ROI) est bien supérieur à celui-ci.
Principalement basé sur le recouvrement effectif des créances, les honoraires d’un cabinet de recouvrement de créances seront bien souvent inférieurs aux actions internes que vous pourriez mener (Coût salarial horaire, emploi d’une nouvelle personne dédiée au recouvrement, retard pris sur les autres tâches de la personne missionnée,…).
De plus, externaliser le recouvrement de vos créances vous permettra d’encaisser sereinement vos impayés, sans qu’il n’y ait d’impact négatif sur la gestion de votre entreprise et de vos équipes. (cf: notre article sur le coût réel de l’impayé).
Chaque membre de votre équipe pourra ainsi se concentrer sur sa mission principale: développer l’activité de votre entreprise, sans avoir à subir une tâche supplémentaire, dont tout le monde se passerait bien !
Gestion professionnelle des relations avec les débiteurs
De nombreux cas nécessitent un traitement particulier lorsqu’il s’agit de faire payer vos débiteurs.
Qu’il soit de bonne foi ou qu’il ait l’habitude de ne pas payer ses fournisseurs, votre client sait où il va et ce qu’il veut en échange du paiement de votre facture (si c’est bien sa volonté).
En conséquence, il est important de garder une relation aussi saine que possible avec lui pour ne pas amener la situation à un point de non-retour où le contact serait rompu et les négociations demeureraient infructueuses.
Les cabinets de recouvrement de créances se spécialisent dans la gestion de relation avec vos débiteurs, de manière professionnelle et courtoise, posant calmement la situation, leur rôle dans celle-ci, et exposant à vos débiteurs la situation d’un point de vue légal !
Ainsi, votre client mauvais payeur saura à quoi s’en tenir s’il ne souhaite pas entendre raison.
Amélioration de l'efficacité du recouvrement
En conservant une relation saine et courtoise avec vos débiteurs, les cabinets de recouvrement affichent généralement de hauts taux de réussite dans le traitement amiable des dossiers.
L’impact des différents contacts d’un cabinet de recouvrement de créances favorise également un retour de votre client débiteur, qui saura qu’il est face à une structure spécialisée et rompue à toutes les argumentations auxquelles il pourrait penser pour continuer de ne pas payer.
De quoi en décourager certains, qui, face à cette nouvelle complexité, préfèreront payer rapidement plutôt que de perdre du temps dans des procédures et échanges stériles, sachant qu’il devra payer dans tous les cas.
Externaliser votre recouvrement vous permettra d’obtenir des taux de réussite amiables élevés, minimisant ainsi les coûts nécessaires à la gestion Judiciaire des factures impayées.
Pour conclure cette partie, nous avons vu qu’externaliser le recouvrement de vos créances vous permettrait d’obtenir de bons résultats, pour un coût modéré, sans ajouter de pression à vos équipes et en étant assuré du bon traitement de vos impayés et de vos débiteurs par des experts qualifiés en la matière !
Voyons maintenant pourquoi Réaction est un partenaire de choix !
Pourquoi choisir Réaction ?
Depuis 1992, notre cabinet, expert en recouvrement de créances B2B, met son expertise au service de ses clients, issus de tous corps de métier. Découvrez ci-dessous quels sont nos points forts:
Taux et délais de recouvrement
Forts de plus de 30 années d’expérience, notre équipe à su, au fil du temps, développer une méthode de recouvrement permettant d’obtenir plus de 85% de réussite en traitement amiable des dossiers.
En 2022, en moyenne, un dossier avait une durée de vie de moins de 15 jours après réception de celui-ci. Etant conscients de l’urgence que représentent les impayés, notre réactivité à la gestion des dossiers vous permettra d’obtenir paiement rapidement.
Plus encore, notre équipe amiable, rompue à la communication non-violente, contribuera à distiller une image de sérieux de votre entreprise, permettant de conserver une bonne relation avec vos clients débiteurs. Attention tout de même, une fois, pas deux !
Qualité de nos communications avec votre entreprise
Nos équipes connaissent bien la vie des entreprises et savent que l’information est primordiale. Aussi, lors d’une nouvelle collaboration, nous demandons à nos clients de désigner une personne “ressource”, un contact privilégié pour nos experts.
Nous ferons un retour régulier de l’avancée des dossiers à cette personne, lui poserons des questions si des informations nous manquent et elle nous remontera les paiements obtenus en direct par le moyen de communication qu’elle choisira !
De plus, nos experts vous conseilleront tout au long de la vie de votre dossier, en fonction du cas particulier de votre débiteur. Chaque dossier est unique et sera traité comme tel, avec une procédure adaptée et efficace pour obtenir le résultat escompté.
Transparence des tarifs, liberté et conformité aux réglementations
Le recouvrement de créances est une profession réglementée. Réaction et ses équipes s’engagent à respecter les lois en vigueur et disposent donc:
- D’une assurance en Responsabilité Civile,
- D’un compte non-rémunéré pour transit des encaissements reçus,
- D’une déclaration d’activité annuelle au procureur de la république du TGI de Troyes,
Il est important de souligner que chez Réaction, vous ne serez jamais engagé que sur les factures que vous souhaitez nous confier et serez libres, si notre collaboration ne vous convient pas, d’y mettre fin sans même avoir à vous en expliquer.
Nous travaillons en toute transparence avec nos clients. Chaque envoi de dossier fait l’objet de l’édition d’un mandat de recouvrement de créances, sur lequel figure nos conditions tarifaires.
Notez également que nous ne facturerons pas de frais dits “cachés”:
Chez Réaction, les frais présents sur le mandat de recouvrement seront les seuls frais à régler pour les procédures amiables et chaque proposition de mise en justice d’un dossier fera l’objet d’un devis accompagné de conseils de nos juristes, tant sur la procédure à choisir que sur ses chances de réussites.
Votre satisfaction étant notre sécurité de recevoir de nouveaux dossiers, soyez assurés que nos experts vous conseilleront toujours au meilleur de votre intérêt !
Découvrez maintenant comment se passe le traitement d’une facture impayée par notre cabinet de recouvrement de créances !
Les étapes du processus de recouvrement avec Réaction
Bien que chaque dossier soit unique et nécessite un traitement particulier, les actions que vous aurez à faire seront toujours les mêmes et simplifiées au maximum !
Transfert des informations et des dossiers de recouvrement
C’est là où vous intervenez ! Vous nous faites parvenir le ou les dossiers que vous souhaitez nous confier pour recouvrement. Plus vous êtes réactifs à l’échéance des factures pour nous les transmettre rapidement et plus vous favorisez les chances de réussite de nos actions !
Chaque dossier se constitue de plusieurs éléments. Pour commencer nos actions, une simple copie de facture suffit, accompagnée des coordonnées directes de votre contact débiteur.
Il est important de préciser que vous pouvez ajouter plusieurs éléments à l’envoi de votre dossier:
- Devis signé,
- Courriers échangés et mails,
- Contrat,
- PV de livraison de chantier,
- …
Tout élément probant du travail réalisé par votre entreprise pour votre client ajoutera du poids à notre argumentaire et permettra à nos actions d’avoir un impact supplémentaire lors du contact de vos débiteurs.
A réception du ou des dossiers de recouvrement, nous émettons un mandat de recouvrement de créances, à nous retourner signé pour que nous commencions nos actions.
Faisant office de “bon de commande” ce mandat nous permet de contacter légalement votre débiteur pour lui réclamer paiement de sa dette. Sans celui-ci, nous ne pourrions pas intervenir et serions contraints de ne pas prendre le dossier à recouvrer.
Élaboration d'une stratégie de recouvrement personnalisée
Dès réception du mandat signé, nous analysons votre dossier et définissons une procédure adaptée à votre débiteur et à son profil:
- Qui est le décisionnaire du paiement ou qui le retarde ?
- Comment se portent les finances de son entreprise ?
- Comment fonctionne généralement ce type d’entreprise ?
Ces éléments nous permettent par la suite de définir une stratégie de recouvrement particulière, adaptée au cas concret de votre débiteur, et nous permet de nous concentrer sur la négociation du règlement attendu plutôt que de relancer X fois la standardiste qui, même si elle le voulait, ne pourrait pas déclencher le paiement attendu.
Mise en œuvre des actions de recouvrement et de suivi régulier
Une fois la stratégie de recouvrement choisie et établie, nous démarrons la phase de prise de contact avec votre débiteur !
Un premier courrier informant votre débiteur de la mise au recouvrement de son impayé est envoyé, lui demandant très cordialement de prendre contact avec nous.
En fonction de la stratégie définie pour votre dossier, différents moyens de communications sont employés (appels, mails, courriers,…) pour relancer votre débiteur et solliciter le paiement de votre dû.
L’impact de nos contacts augmente avec le temps qui passe et l’évolution du dossier. Nous serons évidemment moins tolérants avec un débiteur qui nous a promis deux fois un règlement passé à la trappe qu’avec un qui nous demanderait quelques jours de délai.
Rapports et analyses périodiques sur les progrès réalisés
Comme mentionné plus haut dans cet article, nous mettons un point d’honneur à vous communiquer les informations importantes concernant le traitement de vos impayés, et ce, le plus rapidement possible sans toutefois vous déranger avec un volume de communications trop conséquent !
Pour ce faire, la personne chargée de recevoir et de nous transmettre les informations chez vous recevra un point détaillé des dossiers en traitement par nos experts dès qu’une avancée importante aura été faite.
Nous accompagnons souvent ces remontées d’informations de conseils et d’analyses sur le comportement de vos débiteurs et nous vous donnerons un avis objectif sur la suite du traitement à réserver à chaque dossier que vous nous avez confié.
De plus, dès détection d’un cas particulièrement litigieux ou présentant des signes indiquant que votre débiteur ne paiera pas, nous vous proposeront la mise en justice du dossier avec l’édition d’un devis stratégique et chiffré !
Règlement des créances récupérées et clôture du dossier
A réception du paiement (s’il est expédié chez nous), nous encaissons les montants recouvrés sur un compte séquestre, non rémunéré, comme le stipule la loi.
Nous n’avons donc aucun avantage à conserver les montants perçus pour nos clients et c’est pourquoi nous vous versons les sommes qui vous sont dues le plus rapidement possible.
En fonction de la récurrence de vos envois et du volume de dossiers que vous avez à traiter, nous pourrons convenir d’un virement à date fixe, facilitant ainsi les opérations comptables de votre entreprise.
Conclusion
En examinant chacun des critères listés ci-dessus, vous pourrez peser le pour et le contre de l’externalisation de la gestion de vos impayés en toute connaissance de cause.
En choisissant de travailler avec Réaction, vous pourrez optimiser drastiquement les performances de recouvrement de votre entreprise, votre délai moyen de paiement et assainirez votre trésorerie !
De plus, vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier et prioriserez le développement de votre entreprise et de votre Chiffre d’Affaires, en évitant tous les coûts annexes des impayés, qu’ils soient pécuniers ou humains.
Vous aurez également l’assurance de travailler avec un prestataire sérieux, non engageant, ayant plus de 30 années d’expérience, vous garantissant ainsi le principal: votre satisfaction.
Prenez rendez-vous avec un expert Réaction et découvrez comment nous pouvons vous faire encaisser l'intégralité de votre Chiffre d'Affaires :
Et vous, pensez-vous externaliser le traitement de vos impayés ?
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