Le recouvrement de créances est un processus essentiel dans le monde des affaires, qui consiste à obtenir le paiement des factures en retard de paiement. Il peut être complexe et nécessite une compréhension approfondie des étapes à suivre et des réglementations en vigueur.
Sommaire :
Que vous soyez un entrepreneur débutant ou un professionnel chevronné, il est crucial de connaître les tenants et les aboutissants du recouvrement de créances pour garantir une gestion efficace des impayés.
Perdus face à la mauvaise foi de votre débiteur. Énervés et déçus, vous risquez de dépenser beaucoup de temps et d’énergie pour tenter d’obtenir le paiement de votre facture. Découvrez dans cet article comment réagir face à un impayé, de manière efficace et conforme à la réglementation !
Mais tout d'abord, petit rappel:
Recouvrement ? Créance ? Qu'est ce que c’est ?
Une créance: C’est le droit en vertu du quel quelqu’un (le créancier) peut exiger quelque chose de quelqu’un d’autre (le débiteur), dans notre cas, une somme d’argent. C’est une dette Active. Elle peut être civile ou commerciale, c’est à dire concerner un particulier ou une entreprise.
Le recouvrement d’une créance: Passé le délai convenu (date d’échéance de la facture en l’occurrence), c’est la procédure engagée pour récupérer la créance que le débiteur doit à son créancier.
Pour être éligible au recouvrement, une créance doit être:
Liquide: c’est à dire quantifiée (en €),
Certaine: elle doit exister et être non contestée (prouvée par un devis signé, …),
Exigible: la facture doit être arrivée à échéance avant d’entamer des actions de recouvrement - et ne doit pas être préscrite.
Afin de vous assurer de la conformité de vos créances, nous vous invitons à consulter la liste des mentions légales et obligatoires de vos factures, disponibles dans notre guide “La bonne Réaction” ! En apposant ces mentions à vos factures, vous serez assuré qu’elles sont bien en conformité avec la loi. (Lien en conclusion de cet article)
Le recouvrement peut s’opérer de différentes manières, nous détaillerons ici les deux “grands axes” du recouvrement, la procédure Amiable et les actions Judiciaires.
Le recouvrement Amiable:
Par définition, le recouvrement amiable se veut être la phase la plus compréhensive du recouvrement et établi la base d’un dialogue saint avec votre débiteur. A cette étape, vous pouvez contacter votre débiteur par les moyens habituels comme les appels, les courriers, les sms, mails,… Le recouvrement amiable englobe toutes les actions non juridiques pouvant être engagées contre votre débiteur.
Le ton se veut bienveillant mais concerné: un rappel de paiement, une demande de bonne réception de facture, une demande concernant la satisfaction de votre client peuvent vous être utile.
Les raisons de l’impayés sont multiples et c’est au moment de prendre contact avec votre débiteur que vous en apprendrez d’avantage.
De plus, ce nouveau lien amiable, crée ou recrée, vous permettra de renforcer une relation commerciale qui présentait de premiers signes de faiblesse. Un client aura plus de chances de passer de nouveau commande si il voit que, même en retard de paiement, il continue d’être écouté par vos services.
Il n’est pas rare qu’après avoir réglé une procédure en amiable pour un de nos clients, son débiteur nous demande comment repasser commande auprès de son créancier tant il est satisfait de la réactivité de votre entreprise à prendre ses demandes en considération et à régler d’éventuels problèmes qu’il exposerait.
Pour conclure sur les avantages du recouvrement amiable, sachez également que c’est la procédure la plus rapide et la moins coûteuse. Lorsque vous avez développé et éprouvé une stratégie de relance ou de recouvrement pointue, il est facile de traiter un nouveau cas impayé et vous obtiendrez un résultat bien plus rapidement qu’avec une procédure de recouvrement Judiciaire, bardée de délais d‘oppositions, de signification et d’exécutions…
Une phase de Recouvrement Amiable réussie se déroule comme suit:
Evaluation de la situation suite aux premières relances,
Mise au Recouvrement Amiable du dossier,
Négociations et propositions de règlement,
Relances et suivi des échéances convenues,
Conclusion (positive ou pas) du Recouvrement Amiable.
Dans certains cas, ces actions peuvent rester infructueuses et il vous faudra alors envisager d’engager une procédure Judiciaire pour obtenir paiement de votre facture.
Le recouvrement Judiciaire:
Le recouvrement judiciaire est une étape plus robuste que les démarches amiables, intervenant après l'envoi d'une mise en demeure. À ce stade, il n'est plus question de solliciter la bonne volonté de votre débiteur.
Contrairement à la phase amiable, il y a peu de place pour la discussion, l'objectif est clair: votre débiteur vous doit de l'argent, et vous passez à l'attaque, sans tergiversations.
Pour entamer une procédure judiciaire, respectez ces étapes:
Préparation du Dossier: Plus il est riche en informations et en éléments incriminants pour le débiteur, plus vos chances de succès augmentent. Ajoutez-y des documents tels qu'un devis signé, des photos avant/après de travaux, ou des échanges de courriers et mails où le débiteur reconnaît la prestation effectuée, par exemple.
Sélection de la Procédure Adaptée: En fonction des caractéristiques de votre dossier (constitution, montant, ancienneté, nature du débiteur,...), plusieurs options s'offrent à vous pour attaquer votre débiteur. Toutes les procédures juridiques sont complexes et dépassent le cadre "simpliste" voulu de ce post et feront l'objet d'un article à part entière.
Lancement de la Procédure: Cette étape, plutôt administrative, implique le remplissage de divers documents et leur envoi à différents interlocuteurs. Rien de particulièrement compliqué, mais une exécution minutieuse est essentielle. Tout oubli pourrait prolonger les délais de traitement, déjà longs.
Étude du Dossier - Obtention du Jugement: Après analyse de votre dossier, le juge rend son jugement. La bonne constitution du dossier prend toute son importance à cette étape. Si le jugement n'est pas en votre faveur, d'autres options sont envisageables. Bien que les chances de recouvrement soient compromises, elles ne sont pas anéanties, a venir dans l'article détaillant les procédures Judiciaires.
Exécution du Jugement et Récupération des Fonds: Si le jugement vous est favorable, cette phase implique que votre débiteur doit enfin vous payer votre dû, de gré ou de force. Une fois les actions nécessaires au paiement de sa dette effectuée, les fonds vous sont restitués et vous pourrez enfin classer ce dossier !
Il est évident que la procédure de recouvrement judiciaire est plus lourde que l'amiable, tant au niveau administratif qu'émotionnel. De plus, elle requiert davantage de ressources, sans garantie de succès. Découvrez maintenant la façon dont Réaction agirait si vous externalisiez le recouvrement de vos impayés auprès de nos services !
Recouvrement externalisé:
Le recouvrement de créances pour le compte de tiers, notre spécialité, est une profession strictement réglementée. Nous sommes soumis à un cadre légal rigoureux, comprenant notamment:
Assurance en Responsabilité Civile: Nous disposons d'une assurance en responsabilité civile pour assurer une couverture adéquate.
Déclaration d'Activité Annuelle: Nous effectuons une déclaration d'activité annuelle auprès du tribunal de commerce de notre juridiction pour garantir la transparence de nos opérations.
Compte "Séquestre": Les fonds recouvrés sont placés sur un compte "séquestre" non rémunéré, garantissant leur gestion appropriée.
A noter :
Nous agissons uniquement après signature d'un mandat de recouvrement, contrat ponctuel établissant les termes de notre collaboration, spécifiant:
Les coûts associés à notre prestation.
Les factures pour lesquelles nous intervenons en votre nom.
Nos obligations.
Nous avons adopté cette approche pour offrir une prestation sans engagement, sans contrats à long terme.
Une fois le mandat signé, nos actions suivent les étapes suivantes :
Étude du Dossier: Nous examinons en détail votre dossier, analysant les éléments qui le composent.
Premier contact Amiable: Nous prenons contact avec votre débiteur et expliquons qui nous sommes et ce qui nous motive à le contacter: le règlement d'une dette.
Adaptation de la Stratégie de Recouvrement: Forts de nos premiers échanges avec votre débiteur, nous ajustons nos actions en fonction de de son discours concernant la situation (contestation, oubli, ...).
Suivi des Engagements, Relances, Négociations: Cette phase implique une communication intensive avec votre débiteur. Elle est cruciale pour déterminer les causes des impayés et les solutions possibles tout en nous assurant que votre débiteur respecte ses engagements.
A chaque étape, nous vous tenons informés des progrès faits sur le traitement de votre dossier et communiquons avec vous les informations clés le concernant.
Si nos actions amiables ne portent pas leur fruits, nous vous proposerons la mise en justice du dossier en vous éditant un devis financier et stratégique pour vous guider dans le choix de procédure le plus judicieux.
Notre accompagnement judiciaire nous permettra d'agir en votre nom pour suivre les étapes de la procédure:
Constitution du dossier,
Procédures administratives en votre nom,
Suivi Intégral de la Procédure et remontée d'information,
Exécution du jugement et récupération des fonds.
Après obtention du paiement de votre débiteur, nous vous reversons les fonds recouvrés le plus rapidement possible. Chaque dossier étant unique, nous nous adaptons à chacun, utilisant tous les moyens légaux à notre disposition !
Dans de très rares cas, nos actions amiables et judiciaires pourraient ne pas porter leur fruits. Nous étudierons alors avec vous toutes les options possibles pour “limiter la casse” et nous chargerons d’éditer les documents probants ou engagerons les procédures envisageables.
Pour approfondir vos connaissances sur la mise en place d'une procédure de relance interne efficace, téléchargez notre guide gratuit "La Bonne Réaction", reprenant certains points de cet article, avec des conseils pratiques et un modèle de courrier de relance personnalisable.
N’oubliez pas, face aux impayés, vous ne devriez pas rester sans Réaction !