Si vous êtes entrepreneur et confronté au problème des clients qui ne règlent pas leurs factures en temps voulu, sachez que vous n'êtes pas le seul. Comment alors minimiser le risque d'impayés et protéger votre activité ? Dans cet article, nous allons explorer plusieurs stratégies efficaces pour prévenir les factures impayées.
Sommaire :
L'importance de la prévention des impayés
Les impayés constituent un vrai danger pour les entrepreneurs, menaçant directement la santé financière de leur entreprise et pouvant avoir des répercussions sérieuses sur leur activité globale. D'où l'importance vitale de prévenir et de gérer efficacement ces situations.
L'importance de la prévention des factures impayées pour les entrepreneurs
Prévenir les factures impayées, c'est instaurer des stratégies pour minimiser le risque de non-paiement de la part de vos clients. Cette démarche est cruciale pour sécuriser vos créances et pour maintenir une trésorerie robuste, essentielle au bon fonctionnement de votre entreprise.
Les conséquences des factures impayées sur votre entreprise
Les impayés non gérés peuvent entraîner une série de problèmes graves pour une entreprise, dont :
Un déficit de liquidités pour honorer vos engagements financiers,
Une réduction de votre rentabilité et de votre marge,
Des coûts supplémentaires liés à la gestion et au recouvrement des créances,
Une dégradation des relations clients,
Dans les cas les plus graves, un risque de faillite.
Une étude de la Banque de France révèle que les impayés sont à l'origine de 25 % des faillites d’entreprises. Il est donc crucial d'agir pour les prévenir et réduire leur incidence. Si vous souhaitez en apprendre davantage sur les coûts liés à l’impayé, découvrez notre article à ce propos.
Stratégies de prévention pour éviter les factures impayées
Éditez des devis conformes, et faites les signer
Bien qu’il ne soit pas obligatoire dans tous les corps de métiers, le devis est un document qui peut faire toute la différence lorsqu’un client envisage le fait de ne pas vous payer. N’ayant pas d’engagement de commande écrit et signé, beaucoup savent qu’il sera plus difficile de recouvrer les fonds impayés, en procédure amiable ou judiciaire.
Pour éviter tout problème ce concernant, assurez-vous que vos devis soient clairs, détaillés, et que toutes les mentions légales obligatoires y figurent.
L’engagement de votre client, par un accord écrit, doit être entériné sur ce même document avec la mention ”bon pour accord” et une signature, par exemple. Il est également sage d’apposer, au dos de vos devis ou en annexe, vos Conditions Générales de Vente, vous protégeant en cas de problème, et exposant clairement les limites de votre collaboration commerciale à votre client.
Il est utile de préciser qu’il faudra appliquer la même rigueur à vos factures, en y mentionnant les échéances, les modalités de règlement et toutes les mentions légales obligatoires.
Enfin, il n’est pas impossible que certains clients ne souhaitent pas signer de devis. Dans ce cas, bien que cela ne paraisse pas une bonne idée de prime abord, nous vous conseillons de ne pas finaliser l’affaire.
Un client de bonne foi n’aurait pas de problème à s’engager contractuellement s'il a la réelle volonté de vous payer. Il faudra alors lui expliquer que le devis est la base de votre relation commerciale et que sans celui-ci, vous ne pourrez pas fournir le service ou les biens qu’il attend.
Facturez obligatoirement un acompte
Suite à la signature du devis que vous avez édité à votre client, nous vous conseillons de facturer un acompte (en le précisant sur le devis en amont, bien évidemment).
Au-delà de confirmer la capacité financière de votre client à honorer sa dette, les acomptes servent également de “tampon” entre les dépenses liées à la réalisation de votre prestation (achat de matériel auprès de vos fournisseurs, sous-traitance, déplacements… ) vous assurant de ne pas trop impacter votre besoin en fonds de roulement.
Il vous permettra par ailleurs d’engager encore plus votre client au paiement de la facture finale et, juridiquement, justifiera encore plus l'obligation prise par votre client.
Il a commencé à payer une partie de la prestation, comme indiqué, sur le devis qu’il a signé, conformément à vos conditions générales de vente, vous saisissez la logique derrière tous ces process…
Pour finir au sujet des acomptes, ils vous permettront de “limiter la casse” si votre client venait à ne pas vous régler votre facture. Typiquement aux alentours des 30 % du montant de la facture, ils permettront de préserver votre trésorerie en cas de coup dur.
Comme pour la signature des devis, certains pourraient s’y opposer. Nous vous conseillons la même chose ; une relation commerciale commençant avec des réticences de la part de votre client à vous payer n’augure jamais rien de bon.
Devis signé, acompte payé, voilà les bases d’une relation commerciale convenable et saine.
Suivez de près les paiements en retard
Bien que les deux éléments listés ci-dessus aient un impact psychologique direct sur votre débiteur, lorsque l’impayé survient, ils ne restent que des outils à utiliser. Nous l’avons déjà dit et répété, mais une fois de plus ne fera de mal à personne : une des clés du recouvrement est la réactivité.
Il vous faudra surveiller de près les paiements attendus et vérifier leur encaissement effectif dès la date d’échéance de votre facture. Si votre facture n’est pas réglée en temps et en heure, vous devrez être proactif dans votre prise de décision et agir avant que la situation n’évolue en impayé.
En gardant votre comptabilité et vos encaissements à jour, vous aurez un visuel clair sur le chiffre d’affaires que vous n’avez pas encaissé, et à qui vous adresser pour corriger la situation. Une prise de contact, polie et amiable, avec votre débiteur vous permettra d’en apprendre davantage sur le motif de son retard et, dans le meilleur des cas, lui servira de rappel.
Communiquez efficacement avec les clients débiteurs
Dès lors que vous constatez l’irrégularité comptable, vous devez prendre contact avec votre client, pour lui indiquer que vous attendez le règlement de votre facture.
Sous le discours bienveillant d’un simple rappel, votre client sera plus enclin à justifier son retard et à vous expliquer sa situation. Il vous faudra alors trouver un terrain d’entente s'il ne peut s’acquitter du règlement de sa facture immédiatement, ou satisfaire ses demandes si elles correspondent à vos conditions générales de vente et au devis signé.
Les outils mentionnés plus haut vous serviront dans vos échanges si votre débiteur ne semble pas de bonne foi :
"Le prix ne me convient pas" → Pourquoi avoir signé le devis dans ce cas ?,
"Je n'ai pas la capacité financière" →Pourquoi vous être engagé à régler ?,
"Je ne suis pas satisfait" → Les CGV reprennent le process de réclamation,
....
À cette phase, votre discours se doit d’être cordial, professionnel et adapté à la situation, sans menacer votre débiteur, ce qui pourrait entacher votre relation existante et générer une situation d’incompréhension, souvent source d’impayé.
Tout problème a une solution, à vous de ruser pour trouver celle qui conviendra le mieux à tous les partis.
Faites appel à des professionnels pour récupérer les paiements
Dans le cas où votre discours n’aurait pas l’impact escompté chez votre débiteur, vous pourrez alors transmettre votre dossier de recouvrement à nos équipes, qui prendront la suite de vos actions.
Le respect de ces quelques conseils vous permettront d’avoir un dossier de recouvrement solide, conforme légalement, ce qui favorisera grandement les chances de faire payer votre débiteur.
Nos experts vous accompagneront dans la gestion de ce litige et défendront vos intérêts. Avec un dossier monté correctement, et en ayant agis rapidement, vous mettez toutes les billes de votre côté pour obtenir le paiement rapide de votre impayé par votre client débiteur.
Forts des engagements pris par votre débiteur (écrits et financiers), votre dossier aura de grandes chances d'aboutir en amiable, ou de rester sur des procédures judiciaires rapides, dites de “l’évidence”, si l'amiable ne porte pas ses fruits.
Ainsi, vous offrez au juge une affaire claire et facile à appréhender : votre débiteur doit vous payer votre facture. Fin.
Précisons toutefois que certains cas, comme une erreur de votre part (défaut de fabrication, retard de livraison…), ou des mentions légales manquantes sur vos factures, pourraient vous faire perdre une procédure pourtant légitime.
Nous avons, dans notre guide “La Bonne Réaction”, mis à disposition des éléments vous permettant d’être en parfait accord avec les lois en vigueur, vous protégeant de ces déconvenues, aujourd’hui devenues monnaie courante. Nous y exposons aussi comment réagir face à l'impayé, vous permettant d'utiliser ces nouveaux outils fraîchement implémentés !
Cet article fournit une base essentielle pour prévenir les factures impayées. En mettant en œuvre ces recommandations, vous pourrez diminuer les risques de subir un impayé, tout en améliorant la gestion de vos créances.
Face aux impayés, ne restez plus sans Réaction !